「高校生が熱いうちに資料が届けられていますか？」入力ミスを防止し、業務スピードを向上する『資料請求管理』

高校生との最初の接点となる「資料請求」。
日々届く膨大な請求情報をいかに正確かつ迅速に処理し、次のアクションへ繋げるかは、広報担当者にとって大きな課題です。
管理システムを活用することで、これらの業務は「事務作業」から「戦略的な広報活動」へと進化します。

（図1）資料請求者の画面。

複数メディアの情報を、ひとつのデータベースに

進学情報サイトなど複数のメディアから届く資料請求者情報は、それぞれCSV形式でダウンロードして管理するのが一般的です。
媒体が増えるほど、データの管理も煩雑になっていきます。
S-Wingでは、こうした複数のCSVデータを「名寄せ（重複データの統合・整理）」しながらまとめて取り込めるため、同一人物が複数のメディアから請求した場合でもデータが重複しません。
常にクリーンで正確なデータベースを保てることは、その後のフォローの質にも直結します。

（図2）資料請求者の照合の画面。取り込むデータと同姓同名のデータがあれば、名寄せする候補として表示されます。

Webからの申込も、届いたその日に対応できる

自校のホームページから寄せられる資料請求情報も、システムへ直接取り込むことができます。
サイトからの登録内容をメールで受信できる環境があれば、手入力なしでデータの取り込みが可能です。
入力ミスがなくなるのはもちろん、「資料が欲しい」という意欲が最も高いタイミングを逃さず、スピーディーに発送準備へ移行できるのが最大の強みです。
志願者の熱量が冷めないうちに動けることが、その後の出願率にも影響してきます。

（図3）資料請求情報の取り込み画面。入力されている項目だけを上書きします。

「誰に何を送るか」も、システムで一元管理

発送業務もシステム内で完結します。
送付する資料の内容や、特定のターゲットに絞った発送条件をあらかじめ設定しておくことで、条件に合った相手へ漏れなく対応できます。
また、発送履歴がデータと紐付くため、二重送付を防ぎながら、過去の資料請求履歴や興味関心の傾向を踏まえたフォローアップも可能です。

（図4）資料発送の画面。あらかじめ登録されている条件に則って、誰に何の資料を送るのかを設定します。

事務作業を減らし、志願者と向き合う時間を増やす

資料請求管理をシステム化する最大の効果は、「事務作業時間の削減」を「志願者一人ひとりと向き合う時間」に転換できることにあります。
データ精査や宛名作成といった単純作業から解放されることで、広報担当者は本来注力すべきオープンキャンパスでの接客や個別相談、戦略的な広報プランの立案に集中できるようになります。
人手が限られている学校ほど、その効果を実感しやすい機能です。