３．メールの「タイミング」が合否を分ける：進路検討のフェーズに合わせた情報提供
専門学校の学生募集において、メールは今や欠かせないコミュニケーション手段です。
しかし「情報は送っているのに反応が薄い」「開封率や来校率が伸びない」と感じている担当者も多いのではないでしょうか。
その原因の一つが、進路検討のフェーズとメールの内容・タイミングのズレです。
進路選択は一瞬で決まるものではありません。
検討段階ごとに学生の心理や求める情報は大きく変化します。
今回は、進路検討のフェーズに合わせたメール配信の考え方について整理します。
フェーズ①「興味喚起期」：まずは知ってもらう
資料請求直後や初回接点の学生は、まだ学校比較の入り口に立った段階です。
この時期の学生は、「どんな分野なのか」「自分に合いそうか」といった大枠の情報を求めています。
このフェーズで重要なのは、情報を詰め込みすぎないこと。
- 学べる分野の特徴
- 卒業後の進路イメージ
- 在校生の声や一日の流れ
など、将来像を想像できる内容を、短く・わかりやすく伝えることが効果的です。
配信タイミングは資料請求からできるだけ早く、記憶が新しいうちが理想です。
フェーズ②「比較・検討期」：判断材料を提供する
オープンキャンパス参加前後や、複数校を比較している段階では、学生はより具体的な情報を求め始めます。
このフェーズでは、
- カリキュラムの特徴
- 資格取得実績
- 就職サポートや就職先
- 学費や奨学金制度
など、「選ぶ理由」につながる情報が有効です。
特にオープンキャンパス参加後のフォローメールは重要で、参加のお礼だけで終わらせず、当日伝えきれなかった魅力や次の行動（個別相談、再来校）を提示しましょう。
フェーズ③「最終判断期」：背中を押す一通
出願を迷っている学生に必要なのは、最後の不安を解消する情報です。
- 入学後のサポート体制
- 在校生・卒業生のリアルな声
- 「迷っていたが決めた」事例
など、共感を生む内容が効果を発揮します。
この段階では配信頻度よりもタイミングが重要です。
出願締切前、面談後など、学生の行動に合わせた一通が、合否（＝出願するか否か）を分けることもあります。
メールは「一斉配信」から「伴走型」へ
進路検討は学生一人ひとり異なります。すべての学生に同じ内容を同じタイミングで送るのではなく、行動履歴や検討フェーズに応じて情報を届けることが、これからの学生募集には欠かせません。
メールは単なる告知ツールではなく、進路選択を支える伴走者です。
「今、この学生は何を知りたいのか？」
その視点を持ったメール設計が、信頼を生み、結果として志願につながっていくのです。
年間メール配信スケジュール案
4～5月：興味喚起・部集団形成期
| 対象 | 新規資料請求者/進路を考え始めた層 |
| 学生の心理 | 「進路はまだ漠然。とりあえず情報収集中」 |
| 配信頻度 | 月2～3通 |
| 主な内容 | ・学校・学科の紹介（分野理解） ・業界の将来性、仕事の魅力 ・在校生の一日、キャンパスライフ紹介 ・オープンキャンパス年間スケジュール案内 |
| 目的 | ・学校を「選択肢の一つ」として認知させる ・メールに慣れてもらい、開封率を高める |
6～7月：比較・検討スタート期
| 対象 | 資料請求後、OC未参加者/初回来校前 |
| 学生の心理 | 「どの学校が自分に合うか比べ始める」 |
| 配信頻度 | 月3～4通 |
| 主な内容 | ・学科ごとの学び・実習内容の深堀り ・資格取得実績、就職データ ・教員・在校生紹介 ・オープンキャンパス参加メリット訴求 |
| 目的 | ・「行ってみたい学校」へ引き上げる ・OC参加の後押し |
8月：来校・体験重視期（夏休み）
| 対象 | OC参加者/参加検討書 |
| 学生の心理 | 「体験して判断したい」 |
| 配信頻度 | 週1通程度（やや多め） |
| 主な内容 | ・オープンキャンパス直前リマインド ・参加者の声・満足度紹介 ・実習体験・特別イベント案内 ・個別相談・保護者同伴案内 |
| 目的 | ・来校率最大化 ・印象形成と記憶定着 |
9～10月：志望校絞り込み期
| 対象 | OC参加済み/複数校比較中 |
| 学生の心理 | 「だいぶ絞れてきたが、まだ迷いがある」 |
| 配信頻度 | 月2～3通 |
| 主な内容 | ・他校との違い・本校ならではの強み ・卒業生インタビュー・就職ストーリー ・学費・奨学金・分納制度の説明 ・個別相談会・再来校案内 |
| 目的 | ・志望順位を引き上げる ・不安・疑問の解消 |
11～12月：最終判断・出願準備期
| 対象 | 出願検討者/面談実施者 |
| 学生の心理 | 「決めたいが、最後の一押しが欲しい」 |
| 配信頻度 | 月2通+行動連動配信 |
| 主な内容 | ・出願までの流れ・スケジュール解説 ・入学前サポート・フォロー体制紹介 ・「迷っていた先輩の決断エピソード」 ・出願締切リマインド |
| 目的 | ・出願行動への転換 ・機会損失の防止 |
1～2月：出願追い込み・未決定層フォロー期
| 対象 | 未出願者/進路未決定者 |
| 学生の心理 | 「焦りと不安が強い」 |
| 配信頻度 | 月2～3通 |
| 主な内容 | ・まだ間に合う入試情報 ・個別相談・オンライン相談案内 ・少人数制・サポートの手厚さ訴求 ・社会人・既卒生の再進学事例 |
| 目的 | ・未決定層の受け皿になる ・個別対応への誘導 |
3月：入学準備・関係構築期
| 対象 | 合格者/入学予定者 |
| 学生の心理 | 「入学への期待と不安」 |
| 配信頻度 | 月2通 |
| 主な内容 | ・入学前課題・準備物案内 ・クラス・行事・学校生活紹介 ・教職員からのメッセージ ・入学後のサポート説明 |
| 目的 | ・入学辞退防止 ・入学後の満足度向上 |
補足：成果を高めるポイント
- 一斉配信+行動連動メールの併用
- 開封率が落ちる時期は「件名」と「配信時間」を調整
- OC参加・面談後48時間以内のフォローメールは必須
次回はオープンキャンパスへの参加を促すメール配信について考えていきます。
