４．オープンキャンパス参加率を最大化するメール戦略 －マーケティング設計×現場コミュニケーション－
オープンキャンパスは、専門学校の学生募集における最大の分岐点です。
申込が入った瞬間から当日来校までの間に、学校側がどんなメールを、どう届けるかで参加率は大きく変わります。
本コラムでは、
- マーケティングの「再現性ある設計」
- 現場の「人の温度が伝わる対応」
この2つを両立させる、実践的なメール戦略を紹介します。
１．メールは「業務」ではなく「来校率を上げる施策」
まず重要なのは、メールを単なる連絡手段として扱わないことです。
オープンキャンパス関連メールの目的は一つ、「当日、来てもらうこと」。
そのためには、
- マーケ視点：参加を阻む要因を整理し、段落的に解消する
- 現場視点：一人ひとりに声をかける気持ちで書く
この両立が欠かせません。
２．実践的ステップ配信（最低限これだけ）
多くの学校で効果が出やすいのは、以下の3通構成です。
①申込み直後メール｜期待値をつくる
マーケ視点
- 「参加すると何が得られるか」を明確化
- 体験内容や将来像を具体的に描写
現場視点
- 機械的なお礼ではなく、歓迎の一言を添える
例：「当日は○○業界を体験できる授業をご用意しています。在校生も参加しますので、気になることは何でも聞いてくださいね。」
②開催数日前メール｜比較・検討を後押し
マーケ視点
- 他校との違い、学校の強みを１点に絞って訴求
- 「なぜ今、来る価値があるのか」を伝える
現場視点
- 難しい言葉を使わず、会話調で
例：「実際に授業を体験してから進路を決めた、という在校生が多いのも本校の特徴です。」
③前日メール｜不安を消して背中を押す
マーケ視点
- 欠席理由になりやすい不安（服装・持ち物・一人参加）を事前になくす
現場視点
- “大丈夫”という安心感を言葉にする
例：「服装は私服で大丈夫です。一人で参加される方も多いので、安心してお越しください。当日はスタッフが入口でお声がけします。」
この1通が、参加率を最も左右します。
３．パーソナライズは「完璧」を目指さない
学科別・分野別にメールを分けるだけでも効果は十分あります。
マーケ視点
- セグメント（グループ分け）で反応率を高める
現場視点
- 名前や志望分野に触れて「見てもらえている感」を出す
全員に完全対応しなくても、「少し自分ごと」になるだけで来校率は上がります。
４．メールは“接客の代替”と考える
忙しい現場では難しくても、メールは本来、対面での声かけを補う存在です。
「何か不安なことがあれば、このメールにそのまま返信してください」
この一文があるだけで、
- 学校への心理的距離が縮まる
- 参加前に離脱する生徒を拾える
という効果があります。
５．数字は「現場を責めるため」ではなく「改善のヒント」
開封率・参加率を見る目的は、誰かを評価することではありません。
件名を変えたら開封率が上がった
前日メールを丁寧にしたら欠席が減った
こうした小さな成功体験を共有することで、マーケも現場も同じ目標（来校）を向けるチームになります。
オープンキャンパス参加率を上げる鍵は、「仕組み」と「気持ち」の両立です。
マーケティングの視点で設計し、現場の視点で言葉を届ける。
その積み重ねが、専門学校の学生募集を“安定して強いもの”にしていきます。
次回はメール配信のPDCAサイクルについて考えていきます。
