入力ミスを防止し、業務スピードを向上する「資料請求管理機能」のご紹介

高校生との最初の接点となる「資料請求」。日々届く膨大な請求情報をいかに正確かつ迅速に処理し、次のアクションへ繋げるかは、広報担当者にとって大きな課題です。管理システムを活用することで、これらの業務は「事務作業」から「戦略的な広報活動」へと進化します。

（図1）資料請求者の画面。

1. 複数のメディアから寄せられる資料請求者情報を「名寄せ」しながら一括集約

進学情報サイトなどの複数のメディアから届く資料請求者情報は、CSV形式でダウンロードして管理することが一般的です。S-Wingでは、これらのCSVデータを「名寄せ（重複データの統合・整理）」を行いながら取り込むことができます。

これにより、同一人物が複数のメディアから請求した場合でもデータが重複せず、常にクリーンで正確なデータベースを維持できます。

（図2）資料請求者の照合の画面。取り込むデータと同姓同名のデータがあれば、名寄せする候補として表示されます。

2. 資料請求者の情報取込によるスピード対応

自校のホームページから寄せられる資料請求情報も、システムへ取り込むことができます。

• 取込みの条件: サイトからの登録内容をメールで受信できる環境があれば、データを取り込めます。

手入力の手間を省くだけでなく、入力ミスを完全に排除。志願者の「資料が欲しい」という意欲が最も高いタイミングを逃さず、スピーディーな発送準備へと移行できるのが最大の強みです。

（図3）資料請求情報の取り込み画面。入力されている項目だけを上書きします。

3. 発送業務の管理

「誰に何をいつ送るか」という発送管理もシステム内で完結します。

• 発送物情報の登録: 送付する資料の内容や、特定のターゲットに絞った発送条件などを詳細に設定できます。
• 一元管理のメリット: 発送履歴がデータと紐付くため、二重送付の防止や、過去の興味関心の傾向を把握した上でのフォローアップが可能になります。

（図4）資料発送の画面。あらかじめ登録されている条件に則って、誰に何の資料を送るのかを設定します。

導入により期待できる効果

資料請求管理をシステム化する最大の効果は、「事務作業時間の削減」を「志願者一人ひとりと向き合う時間」に転換できることにあります。

煩雑なデータ精査や宛名作成などの単純作業を自動化することで、広報担当者は本来注力すべき、オープンキャンパスでの接客や、出願に向けた個別相談、戦略的な広報プランの立案に時間を割けるようになります。